Waar moet je op letten bij vaste kostenvergoedingen?

Onbelast

Geef je een vaste kostenvergoeding voor zaken waarvoor een gerichte vrijstelling geldt? Dan kan dat, onder voorwaarden, onbelast en gaat dit niet ten laste van je vrije ruimte in de werkkostenregeling (wkr). Datzelfde geldt voor een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten.

Denk bij een gerichte vrijstelling bijvoorbeeld aan een vergoeding voor woon-werkverkeer met de eigen auto tegen € 0,25 per kilometer en een vergoeding voor thuiswerken tegen € 2,45 per thuisgewerkte dag. Intermediaire kosten zijn bijvoorbeeld de kosten van het wassen van de auto van de zaak.

Voorwaarden

De vaste kostenvergoeding voor gerichte vrijstellingen en voor intermediaire kosten zijn alleen onbelast als je voldoet aan de volgende voorwaarden:

• Je moet het bedrag van de gerichte vrijstelling en de intermediaire kosten aannemelijk maken.
• Verder moet je deze vrijstellingen en intermediaire kosten omschrijven en de bedragen nader specificeren, zodat duidelijk is dat sprake is van zakelijke gericht vrijgestelde en/of intermediaire kosten.
• Je moet de vaste kostenvergoeding ook onderbouwen met een onderzoek vooraf naar de werkelijk door de werknemers gemaakte kosten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om kosten onderweg en representatiekosten. Voor een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer zal uiteraard geen onderzoek nodig zijn, omdat de woon-werkverkeer afstand vaststaat.
• Je wijst de kostenvergoeding voor de gerichte vrijstellingen aan als eindheffingsloon in de WKR.

Let op! Het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten moet je herhalen als de omstandigheden wijzigen of als de Belastingdienst daar een verzoek toe doet. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst eigenlijk wil dat het onderzoek elke vijf jaar opnieuw gedaan wordt.

Geen terugwerkende kracht

Het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten moet echt vooraf gebeuren. Je kunt niet na afronding van het onderzoek een vaste kostenvergoeding onbelast met terugwerkende kracht geven.

Ten laste van de vrije ruimte

Je kunt ook een vaste kostenvergoeding geven die (deels) niet betrekking heeft op een gerichte vrijstelling of intermediaire kosten. Dit is in principe belast loon voor je werknemer. Als dit deel van de vaste kostenvergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, kun je dit ook aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de WKR.

Let op! Dit deel van de vaste kostenvergoeding voldoet aan de gebruikelijkheidstoets als deze niet voor meer dan 30% afwijkt van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt. De Belastingdienst hanteert daarbij een doelmatigheidsmarge: aanwijzingen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk.

Vaste kostenvergoedingen uit cao’s

De Belastingdienst heeft veel cao’s beoordeeld op de gevolgen voor de loonheffingen. Geef jij je werknemers een vaste kostenvergoeding volgens een cao? Kijk dan hier of de Belastingdienst deze beoordeeld heeft en zo ja, wat het oordeel is.