Onbelaste vervanging beschadigde of verloren persoonlijke zaken werknemer

Vrijgesteld loon

In bepaalde gevallen kun je de beschadiging of het verlies van persoonlijke zaken van een werknemer onbelast vergoeden of verstrekken. Dit kan als de schade of het verlies komt door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk. De vergoeding of verstrekking vormt dan vrijgesteld loon.

Een voorbeeld

Een werknemer bezoekt in zijn eigen kleding voor zijn werk een klant en loopt per ongeluk langs een scherpe rand in het bedrijf van de klant. Dit is een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met zijn werk. Daarom vormt de vergoeding van de schade of de verstrekking van nieuwe kleding (als de schade onherstelbaar is) vrijgesteld loon.

Vrije ruimte

Komt de schade of het verlies niet door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk? Dan vormt een vergoeding of verstrekking belast loon voor de werknemer. Eventueel kun je deze aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

Gebruikelijkheidstoets

Voor dat aanwijzen moet je wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets betekent dat je vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt, niet mag aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. 

Tip! De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk.

Een voorbeeld

Een voorbeeld van schade of verlies die geen vrijgesteld loon vormt, is de schade aan privé-kleding die te verwachten is bij het soort werk dat wordt uitgevoerd. Er is dan geen sprake van een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk. Denk aan normale slijtage van privé-kleding.

Een ander voorbeeld is de basisschoolleerkracht die na een ochtend knutselen met de leerlingen verfvlekken op de kleding heeft. Die schade hangt wel samen met het werk, maar is niet veroorzaakt door een bijzondere gebeurtenis. Het knutselen hoort immers bij het werk van de basisschoolleerkracht.