Fiscale regeling rond carpoolen

Gebruik eigen auto en zelf organiseren

Als werknemers met hun eigen auto carpoolen en het carpoolen zelf organiseren (dat wil zeggen dat u als werkgever geen carpoolverplichting oplegt), mag u iedere deelnemer (bestuurder én meerijders) de belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23/km betalen voor hun eigen afstand woon-werkverkeer.

Zijn er meerijders die zelf over een auto van de zaak beschikken? Dan mag u, als u dat wenselijk vindt, ook aan hen een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer geven voor de daadwerkelijk niet met de auto van de zaak afgelegde afstand. 

Let op! Of de meerijders de vergoeding zelf behouden of onderling verdelen, mogen ze zelf beslissen en heeft voor u geen fiscale gevolgen.

Gebruik eigen auto en werkgever organiseert

Als werknemers met hun eigen auto carpoolen en de werkgever organiseert het carpoolen, mag aan de bestuurder maximaal €0,23/km belastingvrij worden betaald. De kilometers betreffen dan niet alleen de afstand woon-werkverkeer van de bestuurder maar ook alle omrijkilometers voor het oppikken van de collega’s. Aan degenen die meerijden mag in dat geval geen belastingvrije vergoeding worden gegeven.

Auto van de zaak en zelf organiseren

Als werknemers met een auto van de zaak carpoolen en dit zelf organiseren, mag alleen aan de meerijders een belastingvrije vergoeding van maximaal €0,23/km worden betaald voor hun afstand woon-werkverkeer. Of de meerijders de vergoeding behouden of onderling verdelen, mogen ze ook nu zelf beslissen.

Auto van de zaak en werkgever organiseert

Als werknemers met een auto van de zaak carpoolen en de werkgever organiseert het carpoolen, dan mag aan geen van de werknemers een belastingvrije kilometervergoeding worden verstrekt.

Wat verstaan we onder ‘organiseren’?

De fiscale behandeling is afhankelijk van de vraag of sprake is van vervoer door de werkgever. Van vervoer door de werkgever is sprake als de werkgever een carpoolverplichting oplegt en dus het vervoer organiseert. Als u uw werknemers vraagt om aan u door te geven hoe ze het carpoolen organiseren, betekent dit echter nog niet dat u het carpoolen ook organiseert. Hier is dus meer voor nodig. Ook het alleen bijhouden of uw werknemers belangstelling hebben voor carpoolen, wordt nog niet als organiseren aangemerkt.

Let op! Als u een hogere belastingvrije vergoeding wilt geven dan hiervoor beschreven, kunt u dit aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. Voorwaarde is wel dat dit aanwijzen voldoet aan de hiervoor geldende gebruikelijkheidstoets. Houd er verder rekening mee dat u bij overschrijding van uw vrije ruimte 80% eindheffing verschuldigd bent.